TH Tools - Vorgänge verschiedener Hierarchien spiegeln

Im Laufe unserer Arbeit mit Visual Planning wurde von Kunden immer wieder die Anforderung formuliert zeitlich parallel liegende Daten aus verschiedenen Prozessen(Hierarchien) so zu visualisieren, dass Überschneidung deutlicher sichtbar werden und auch dementsprechende Kennzahlen zu ermitteln und auszugeben. 

Dies ist aufgrund der bestehenden Konfiguration der Planung nicht immer mit den bereits vorhandenen Vorgängen möglich.

Es werden zusätzliche Vorgänge benötigt um die gewünschte Planungsstruktur zu erschaffen. 

Dabei entsteht automatisch das Problem, dass es nun zwei Vorgänge gibt, welche identische Informationen beinhalten.

Um keine Falschaussagen zu verursachen, müssen von nun an also beide Vorgänge immer auf dem selben Stand sein.

Visual Planning bietet keine Möglichkeit Vorgänge auf diese Art zu verbinden. Hier kommt der Hierarchy Mirror ins Spiel.

Im folgenden beleuchten wir einige Beispiele in denen das Tool bereits erfolgreich zum Einsatz kam: 

Spiegeln von Abwesenheiten in Projekte

In diesem Beispiel ist die Grundlage ein Planung mit zwei Hierarchien: Abwesenheiten und Projekte.

Prozess Projektplanung: Mitarbeiter werden für längere Zeiträume(Wochen oder Monate) auf Projekte verplant.

Prozess Abwesenheitsplanung : Die Mitarbeiterabwesenheiten(Urlaub) werden geplant. Dies erfolgt unabhängig vom der Projektleitung und häufig auch unabhängig durch andere Verantwortliche(Personalabteilung).

Dies entspricht im Visual Planning zwei verschieden Hierarchien. Wenn der Projektleiter jetzt auf sein Projekt schaut sieht er die Abwesenheiten nicht dem Projekt zugeordnet. Der Weg die Abwesenheiten dem Mitarbeiter und dem Projekt zuzuordnen ist meist nicht zielführend: Projektwechsel sind dann nur aufwendig zu planen, da auch sämtliche Abwesenheiten dem neuen Projekt zugeordnet werden müssen. Unter Umständen ist die Abwesenheitsplanung ein eigenständiger Prozess, dessen Ausführende keinen Schreibzugriff auf den Prozess Projektplanung haben. Hinzu kommt das aufgrund der Anforderungen der DSGVO, der Projektleiter nur Abwesenheiten sehen darf welche "sein" Projekt tangieren, eventuell auch mit anonymisierten Abwesenheitsgrund.

Sowohl in der Abwesenheits- als auch in der Projekte-Hierarchie werden über die Vorgänge Mitarbeiter disponiert.

Ein Mitarbeiter hat also an einem Tag ggf. eine Abwesenheit - kann aber gleichzeitig auf auf einem Projekt zugewiesen sein.

Der Mitarbeiter "Max Mustermann" hat 5 Abwesenheiten in der Woche vom 18.11. bis 22.11..

Der Mitarbeiter "Max Mustermann" ist in diesem Zeitraum gleichzeitig in einem Projekt eingeteilt.

Um zu erfahren ob Herr Mustermann in der Woche vom 18.11. - 22.11. am Projekt arbeiten wird, muss man nun sowohl die Projekte als auch die Abwesenheiten betrachten. 

Allein am Projekt ist nicht ersichtlich, wann der verplante Mitarbeiter abwesend ist.

Das möchte die Projektleitung gern sehen:

Hier setzen wir nun den Hierarchy Mirror ein um die Abwesenheitsvorgänge als Kindvorgänge unter dem Projekt anzulegen. Dafür wurden vorab in der Planung entsprechende Filter angelegt welche Quell- und Zielvorgänge bereitstellen.

Details dazu lassen wir aus Gründen der Übersicht an dieser Stelle aus.

Der Hierarchy Mirror hat 5 anzulegende Vorgänge gefunden und diese erfolgreich angelegt.

Nach dem Lauf des Hierarchy Mirrors gibt es nun 5 Kindvorgänge unter dem Projektvorgang von Max Mustermann.

Es ist nun direkt am Projekt ersichtlich, dass der Mitarbeiter an bestimmten Tagen eine Abwesenheit hat.

Über ein Formular Feld ist dieser neue Vorgang mit einem Original verbunden.

Über dieses Formular Feld können zum einen Duplikate einfach erkannt werden und zum anderen wird auch das Fehlen des Originalvorgangs bemerkt.

Nehmen wir an - Max Mustermann hat seine Abwesenheit am 18.11. gestrichen und wird nun doch an diesem Tag arbeiten.

Die Abwesenheit für Max Mustermann am 18.11 wurde entfernt.

Wir lassen nun den Hierarchy Mirror noch einmal laufen damit der noch vorhandene Kindvorgang im Projekte bereinigt wird.

Der Hierarchy Mirror hat einen Vorgang erfolgreich bereinigt.

In der Planung ist der Kindvorgang nun nicht mehr ersichtlich.