Mailkonfiguration in Visual Planning

Dieser Artikel beschreibt die grundsätzlichen Zusammenhänge zwischen der Mailkonfiguration im Admin-Center und der Verwendung in einer Planung.

Admin-Center

Im Admin-Center finden sich 4 für die Mailkonfiguration relevante Konfigurationsmöglichkeiten.

1. Die E-Mail Adresse eines Anwenders

Diese wird verwendet für folgende Dinge:

• beim Mailversand aus dem Admin-Center wird sie als Absendeadresse des angemeldeten Anwenders verwendet
• beim Mailversand aus einer Planung wird sie als Absendeadresse des angemeldeten Anwenders verwendet
  • das betrifft den Versand über den internen Mail-Client von Visual Planning und den Versand über änderungsgetriggerte VPMailvorlagen siehe auch
• für die Kennwortrücksetzung sofern kein SAML/SSO oder AD/LDAP konfiguriert ist

2. Die Einstellungen für die SMTP Konfiguration im der MAIL-Konfiguration

Die hier hinterlegten Einstellungen müssen eine Zugriff auf den SMTP-Server erlauben, der den Versand der E-Mails übernimmt.
Wichtig:

• Wenn die Anwender aus der Planung oder dem Admin-Center heraus senden sollen, muss der SMTP-Server auch die E-Mail-Adressen als Versender akzeptieren. Beispiel: Exchange-Recht "Senden als"
• Es ist erlaubt user und password leer zu lassen, falls der SMTP-Server dies unterstützt bzw. dementsprechend konfiguriert wurde(z.B. spezieller Exchange Connector)
• Zum Testen bietet sich der Mailversand über das Admin-Center an

Tip: Unter Administratoren können zusätzlichen Anwender hinterlegt werden, die VPMailvorlagen konfigurieren dürfen.

Wichtig: Diese Einstellungen bezüglich SMTP etc. gelten für alle Planungen.

3. Der Dienst "Send Mail"

Dieser Dienst muss aktiv sein, wenn eine oder mehrere Planungen den zeitgesteuerten Versand von VPMailvorlagen verwenden(sollen).

4. Die Option "Mailversand aktivieren" an einer einzelnen Planung

Diese Option steuert ob der Dienst "Send Mail" diese Planung triggert

Das ist dann hilfreich, wenn der automatische Mailversand für die ganze Planung deaktiviert werden muss.

Planungskonfiguration

In einer Planung können sowohl Vorgänge als auch Ressourcen per Mail verschickt werden.

Wichtig: Sowie eine SMTP-Konfiguration vorhanden ist und der Anwender eine Mailadresse hat, ist keine Benutzung des clientseitigen Mailers(z.B. Outlook) mehr möglich.

Versand von Mails basierend auf VPMailvorlagen

Mailvorlagen dienen dem Mailversand von Vorgängen.

siehe auch hier Automatischer Mailversand

Häufige Probleme und Fragen:

Wann/Warum öffnet sich der auf dem Client vorhandene Mailer(i.d.R. Outlook)?

Wenn der angemeldete Anwender keine Mailadresse konfiguriert hat oder keine SMTP-Konfiguration vorhanden ist.

Warum funktioniert der änderungsgetriggerte Versand nicht? 

Das Aktivieren der Option "Vorgang Erstellung/Änderung"  in der VPMailvorlage zeigt keine Auswirkung?

Die SMTP Konfiguration ist fehlerhaft oder gar nicht vorhanden. Genaueres ist bitte den Logfiles zu entnehmen. Häufige Ursache: Das Senden mit der Mail-Adresse des Anwenders ist nicht erlaubt.

Oder der Anwender hat keine E-Mail-Adresse hinterlegt.

Warum öffnet sich der interne Mailer nicht obwohl "Mailer öffnen" aktiviert ist?

Wenn der angemeldete Anwender keine Mailadresse konfiguriert hat oder keine SMTP-Konfiguration vorhanden ist.

Welche Auswirkung hat das Aktivieren der Option "Mailer öffnen" in der VPMailvorlage?

Hat der Anwender eine Mail Adresse und ist die SMTP Konfiguration vorhanden, so wird die Mail nicht im Hintergrund verschickt, sondern der interne Mailer öffnet sich.

bei deaktivierter Option "Mailer öffnen" erscheint dieser interne Mailer nicht, sondern die Mail wird im Hintergrund verschickt.