Automatischer Mailversand

Visual Planning bietet die Möglichkeit des automatisierten Mailversands von vorgangsbezogenen Daten. Dabei stellt sich regelmäßig die Frage, welche der angeboten Möglichkeiten die passende ist.
Variante 1 "Änderungsgetriggerter Mailversand"

Jede Erstellung oder Änderung eines Vorgangs löst den Versand der entsprechenden Mail aus sofern die Filterkriterien der Mailvorlage erfüllt sind. Das hat zur Folge, dass bei Planungen in denen häufige Anpassungen oder Korrekturen vorgenommen werden, sehr viele Mails verschickt werden. Dies wiederum ist für den Empfänger meist nicht hilfreich, da die "Zwischenstände" für ihn oft nicht von Interesse sind.

Hier ist folgendes zur Kontrolle des Mailversands möglich:

Die Vorgänge erhalten ein zusätzliches Merkmal (Formularrubrik oder Dimension) mit deren Hilfe Vorgänge manuell durch den Anwender als versandrelevant gekennzeichnet werden. D.h. der Anwender muss gezielt entscheiden ab wann Änderungen an der Planung verschickt werden.
Ein Zeitraumfilter(z.B. "Vorgänge in den nächsten 3 Tagen") zu verwenden ist beim änderungsgetriggerten Versand nicht zielführend, da ja nicht zwingend noch Änderungen an den Vorgängen vorgenommen werden.

Wichtig: Absenderadresse ist die Mailadresse des Anwenders, welcher die Änderungen vornimmt. Dies wiederum setzt voraus, dass die im Admin-Center hinterlegten SMTP Daten die Mailadresse des Anwenders als Absender akzeptieren.

Variante 2 "Zeitgesteuerter Mailversand" 

Der Versand der Mails erfolgt zeitgesteuert, ein oder mehrmals pro Tag oder in beliebigen anderen Intervallen. Um hier einen Mehrfachversand auszuschließen ist folgendes Vorgehen sinnvoll:

Die Vorgänge welche versandt werden sollen, haben ein Formular mit einer Rubrik "VPMAIL" zugewiesen.

Siehe auch hier SENDING AN E-MAIL FROM AN EVENT

Die VP-Mailvorlage wird dann wie folgt konfiguriert:

Die hat folgenden Auswirkungen: Alle 60 Minuten werden diejenigen Vorgänge per Mail versandt, deren VPMAIL Rubrik leer ist. Nach dem Versand wird die VPMAIL Rubrik mit den Namen der VPMailvorlage und der Zeit des letzten Versands befüllt.

Um jetzt zu erreichen, dass nach dem Versand geänderte Vorgänge erneut versandt werden, bedient man sich eines eines änderungsgetriggerten Vorgangsimportes, welcher die Rubrik VPMAIL nach jeder Änderung des Vorgangs auf leer setzt.

Wichtig: Die Absenderadresse bei zeitgesteuertem Versand ist an der VPMailvorlage hinterlegt.
Tip: Je nach Anwendungszenario ist es eventuell sinnvoll zwei Mailvorlagen zu konfigurieren. Eine für Termine in der näheren Zukunft die in kurzen Intervallen(z.B. stündlich) verschickt wird und ein für Termine weiter weg die in längeren Intervallen(z.B. täglich) aufgerufen wird.